22 junio, 2017 check2me

Consejos para organizar tu webinar

Consejos para organizar tu webinar

Un webinar es una charla, curso, conferencia o formación que se da a través de Internet. Se trata de un medio muy efectivo para fidelizar, llegar a clientes potenciales y generar oportunidades de negocio, sin los costes de desplazamientos e infraestructuras que requiere un encuentro presencial.

Su organización también es más sencilla, aunque requiere seguir una serie de pasos antes, durante y después de su retransmisión para que todo funcione bien y nos ayude en nuestros objetivos de negocio.

Antes del webinar:

  • Fijar los objetivos que queremos conseguir: Dar a conocer nuestros productos y servicios, hacer una formación, fidelizar a nuestra comunidad, llevar visitas a nuestra web, ser referente en el sector, conseguir leads o ventas.
  • Designar a la persona que va a impartir la charla. El ponente deberá ser un profesional del área que se esté tratando, que demuestre su dominio sobre el tema y sea capaz de resolver todas las dudas que puedan surgir entre los asistentes.
  • Elegir la herramienta que se va a utilizar.
  • Preparar un guión, una presentación y materiales para acompañar la charla.
  • Preparar un documento con las posibles preguntas que puedan surgir para poder anticiparse a ellas.
  • Establecer una fecha y una hora para la videoconferencia.
  • Incluir la comunicación del webinar en el plan de contenidos de la marca y establecer dónde se va a anunciar: directamente a los usuarios invitados, en redes sociales, blog, Newsletter o banners.
  • Crear una landing para recoger las suscripciones.
  • Enviar el link de acceso a las personas que se han apuntado.
  • El día del webinar, hacer prueba de sonido y audio para comprobar que todo funciona correctamente.
  • Preparar una sala sin ruido ni distracciones para impartir el webinar en las mejores condiciones.

Durante el webinar:

  • Si hay muchos participantes, designar un moderador que ayude a que todas las consultas sean resueltas.
  • Esperar unos minutos para que todo el mundo pueda conectarse.
  • Compartir la pantalla del ordenador con los asistentes para que puedan ver los materiales y explicaciones que acompañan a la charla.
  • Grabar el webinar.
  • Dejar un turno de preguntas para el final.
  • No extenderse más de 60 minutos para no perder la atención de los participantes.

Después del webinar:

  • Publicar el vídeo de la conferencia en los canales de la marca y enviárselo a las personas que se suscribieron, tanto si asintieron, como si no pudieron.
  • Medir los resultados.
  • Volver a contactar a los asistentes con recordatorios, citas para nuevos eventos o promociones.

Elige la herramienta para hacer tu webinar

Una de las decisiones más importantes que deberás tomar al hacer el webinar es qué herramienta vas a utilizar, porque de ello dependerá lo que podrás hacer. Hay opciones gratuitas, pero las de pago ofrecen más funciones. Algunas de las más importantes son:

  • Google Hangouts: Es una de las mejores opciones gratuitas porque no tiene límite de usuarios, permite grabar el evento y compartir la pantalla con los asistentes. Sus principales inconvenientes son que no aporta estadísticas del seguimiento y no permite personalizar el entorno para destacar la imagen de la marca.
  • Fuze Meeting: Gratuita hasta 12 asistentes, es algo más limitada que Hangouts, pero es una buena opción si se quieren compartir materiales durante la conferencia.
  • GoToWebinar: Recomendable para webinars con más de 100 asistentes, tiene un coste más elevado que otras herramientas, pero también es de las más completas. Permite más personalización, automatizar correos electrónicos, hacer sondeos durante la retransmisión, tener estadísticas e integrar la información con el CRM de la empresa.
  • WebEx: Mucho más económica, está pensada para grupos reducidos. Tiene soporte para móviles, pizarra virtual para contrastar ideas, videoconferencias a pantalla completa y permite compartir aplicaciones. Pero no es personalizable y no aporta estadísticas.
  • GoToMeeting: Para videoconferencias con menos de 100 participantes, da la posibilidad de personalizar el formulario para conseguir suscripciones. Con un pago al mes que no supera los 50 €, se pueden hacer webinars a pantalla completa, en HD, compartidas con otros usuarios en escritorio o móvil, grabaciones y utilizar una pizarra virtual. Da menos estadísticas y no permite integración con el CRM.
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